Ofis taşırken iç mimari takvimi nasıl kurulur

Ofis taşımalarında en sık yaşanan şey şu: yeni yerin kira sözleşmesi imzalanıyor, eski yerin çıkış tarihi belli oluyor ve arada kalan süre tasarım için yeterli olmuyor. Sonuç, ekip kutuların arasında çalışırken devam eden bir şantiye.

Takvimi taşınma gününden geriye doğru kurmak bu sıkışmayı büyük ölçüde çözüyor. Kurumsal ve kamusal alanlar işlerinde kullandığımız sıralama aşağıda.

Taşınmadan 16 hafta önce: ihtiyaç programı

Kaç kişi, hangi ekip, hangi çalışma biçimi. Bu sorular kat planından önce cevaplanmak zorunda. Hibrit düzende haftada ortalama kaç kişinin ofiste olduğunu bilmeden masa sayısı belirlenemiyor ve fazla masa, kiralanan metrekarenin boşa gitmesi demek.

Bu aşamada İK ve ekip yöneticileriyle konuşuyoruz. Çoğu şirket gerçekte ihtiyaç duyduğundan fazla masa, ihtiyaç duyduğundan az toplantı odası planlıyor.

14 hafta önce: kat planı ve ölçü

Mevcut yerin rölevesi alınıyor, kolonlar, tesisat şaftları ve cephe modülasyonu işleniyor. Ofis planlamasında cephe modülü belirleyici: pencere aksına oturmayan bölme duvarı hem kötü görünüyor hem ses geçiriyor.

12 hafta önce: bina yönetimi onayı

Plaza ve iş merkezlerinde tadilat projesi yönetime onaylatılıyor. Yangın algılama, sprinkler, mekanik ve elektrik kapasitesi için ayrı onaylar gerekebiliyor. Bu süreç iki ila dört hafta sürüyor ve beklenmezse her şeyi bekletiyor.

10 hafta önce: imalat siparişi

Masa, dolap ve özel üretim mobilya için altı ila sekiz hafta termin veriliyor. Akustik panel, aydınlatma ve cam bölme sistemlerinin de kendi teslim süreleri var. Bu tarih kaçarsa şantiye biter, mobilya beklenir.

8 hafta önce: saha başlangıcı

Yıkım, bölme duvarları, mekanik ve elektrik altyapısı. Bu dönemde en çok gözden kaçan iş veri altyapısı oluyor: kablolama, rack odası havalandırması ve priz yoğunluğu. IT ekibi projeye bu aşamada değil, ihtiyaç programı aşamasında dahil olmalı.

3 hafta önce: akustik testi

Açık ofiste en çok şikâyet edilen konu ses. Bölme duvarlarının tavana kadar çıkıp çıkmadığı, asma tavan arkasından ses köprüsü olup olmadığı ve halı seçimi bu aşamada kontrol ediliyor. Mobilya girmeden önce yapılan ölçüm sonradan yapılandan daha dürüst sonuç veriyor.

Toplantı odaları: sayı değil, çeşit

Çoğu şirket iki büyük toplantı odası yaptırıyor ve ikisi de sürekli dolu oluyor. Gerçekte yapılan toplantıların büyük kısmı iki ile dört kişilik ve yarım saatten kısa. Bu toplantılar on kişilik odayı işgal ettiğinde gerçekten kalabalık toplantı yapacak ekip yer bulamıyor.

Çözüm oda sayısını artırmak değil, çeşitlendirmek: telefon görüşmesi için tek kişilik akustik kabin, iki ile dört kişilik küçük odalar, bir orta boy ve bir büyük oda. Aynı metrekare bu dağılımla belirgin biçimde daha çok toplantıyı karşılıyor.

Depolama ve arşiv

Dijitalleşmeye rağmen her ofiste fiziksel arşiv, kırtasiye, kargo ve ekipman için yer gerekiyor. Bu alan planlanmazsa ekip kendi çözümünü üretiyor ve ofis altı ayda kutularla doluyor.

Depolamayı dağıtmak toplamaktan iyi çalışıyor: her ekibin yakınında kilitli dolap, ortak bir arşiv odası ve kargo için girişe yakın küçük bir niş. Ortak alanlarda yüksek dolap kullanmaktan kaçınıyoruz, çünkü ışığı kesiyor ve mekânı bölüyor.

Marka kimliğinin dozu

Ofiste kurumsal kimlik duvara büyük logo asmak değil. Çalışan, logonun altında günde sekiz saat oturmak istemiyor. Kimliği malzeme, renk ve detay üzerinden taşımak hem daha kalıcı hem daha az yorucu oluyor.

Misafirin gördüğü alanlarla ekibin çalıştığı alanlar arasında bilinçli bir ton farkı kuruyoruz: karşılama ve toplantı katında marka daha görünür, çalışma alanlarında geri çekiliyor.

Taşınma haftası

İdeal olanı hafta sonu taşınma ve pazartesi tam çalışır ofis. Bunun olabilmesi için taşınmadan en az beş gün önce internet, telefon ve yazıcıların kurulu ve test edilmiş olması gerekiyor.

Ofis tasarımında verimliliği belirleyen kararları ayrıca açtık. Yaptığımız işler ofis projeleri sayfasında.